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在职场中该如何打电话?

来源:招聘之家 时间:2018-08-05 作者:免费人才网 浏览量:

去面试自我介绍肯定必不可少,就应该提前写好背熟,全靠临场发挥,这无关沟通技巧,是心态和方法不灵。

职场中打电话也是一门学问。电话沟通,最重要的是什么?

1.打好腹稿


电话的特点,及时性强,承载的信息量小。打电话前,先想清楚自己要说什么,如何称呼,怎样表达,用什么语气,该怎么措辞。要说的事怕记不住,就一一写下来。通话时间宜短不宜长,最好控制在三分钟之内,长话短说。


打电话给对方,一定要自报家门。尊称问好,先介绍自己。确认对方身份后,务必要来一句,“请问您现在方便讲电话吗?”


打电话要挑一个好时机,休息时间尽量不打,除非万不得已。晚上十点以后,早上七点之前,没什么火烧眉毛的事不要打电话,实在是有急事,你第一句话要说的是抱歉,“事关紧急,打搅您了”。


就餐时间尽量别打电话,工作这么忙,中午就这么点时间吃个饭,享受下生活,打了个长长的电话,影响食欲,破坏消化系统。

2.打电话时

做个像样的造型

一位非常牛的销售,晚上穿着睡衣要休息了,突然想起来,有一个重要的客户电话没打,他爬起来,换上衬衫,打上领带,洗洗脸,照照镜子,坐在客厅的沙发上给客户打电话……他老婆以为他疯了!他说,“客户能从我的声音里听出来”。想象一下,在床上睡意朦胧的打电话,声音会不会多多少少带着一点懒散?你的注意力可能会非常集中吗?你的声音可能会非常热情吗?


为什么很多客服的电话前,会放一面小镜子?女人都是爱美的,一接电话,她们会本能的照镜子,下意识的整理头发和衣服,保持良好的姿态和仪容。电话另一端的人虽然看不到,但其实你笑没笑,他是能听出来的。


电话沟通中,要特别注意两件事:一,不要打断对方讲话二,给对方明确的回应。让对方把话讲完,不论他说的对或不对,这是基本的尊重。沟通中要注意回应,适时的说“好的/可以/没问题”,不要半天不吭声,或者秀鼻音“嗯/啊/哦”……讲话后询问对方意见,要说“我讲明白了吗”。

在开放式的办公环境,手机最好设置为振动,或者调小铃声。

3.接电话

电话响两三声后接听

铃声一响,你马上就接起来,对方吓一跳,没有心理准备,这不礼貌。最佳的时间,是电话响两三声后接听。如果响到六声以上,你还没有接电话,对方会十分急躁,因为他在这段时间,几乎所有注意力都在电话上。这种情况,接听电话后应该首先致歉。

职场中常用的联系人,最好存在通讯录里。试想下,如果对方电话打过来,你一接,“您好……”和“喂,老王啊,今儿这么有空想起我来了呢……”感觉是不是差很多?一声“您好”是透着礼貌,但也透着陌生,对方没准儿还琢磨呢,这个家伙居然没存我手机号,没拿我当朋友啊……

4.挂电话前,

不要忘记总结确认

在电话沟通中,达成了什么共识,告知了几件事情,一定要最后做一下确认,这个动作至关重要。

谁先挂电话,是一个有意思的问题。以前有人和我说,“对方先挂”,这个想法其实有bug,万一对方也这么想怎么办?就进入了死循环。在礼仪上解决顺序的问题,原则是:尊重为先。谁是尊者?长辈是尊者,在职场,客户是尊者,老板是尊者,领导是尊者,异性交往中女性是尊者。


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