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HR如何有效控制离职风险

来源:招聘信息网 时间:2019-03-08 作者:招聘信息网 浏览量:
离职,是员工在本企业的一段职业生涯的结束。在离职环节上,人才流失会给企业带来各种损失。这个损失,一种是有形资产的实际损失,如客户流失,信息丢失、资料缺失,合作方中断等等;另一种是无形资产的损失,即对雇主品牌造成的负面影响以及给竞争对手增加利益等等。
俗话说,天下下雨娘要嫁人,一个员工下决心要离职的时候,公司是拦不住的。但是,这并不代表公司就什么都不能做、什么也不去做,眼睁睁看着员工离开甚至造成不必要的损失。在离职风险管理这块,我认为可以从以下几个方面来进行有效控制。
一、制定规范的离职管理制度和流程
一般较为规范的离职制度和流程,可以从根本上杜绝很大的离职风险。包括:离职申请(手写版)、填写离职单、工作交接单、办公物品交接单、离职面谈、交接审批单、社保公积金停缴、户口档案党组织关系转移、离职证明、离职材料存档等手续和环节。
离职工作必须注意每一个细节,需要讲究技巧,同时要有文字、数据、签字等记录。员工的流失,往往是无法挽回的,只有尽量减少损失,规范操作,控制好备用金、办公用品、公司重要资产、商业机密、技术资料等,方可有效的规避更大的离职风险。
同时,离职管理必须有相应的管理办法来确保整个流程的正规性、合法性。正式员工需要按照规定提前30天发出离职申请,公司也应该规定只有根据岗位职责把所有涉及到人财物的资料做了详细的交接转移后,才能进行离职审批手续的下一步办理。下面展开讲下离职员工的交接工作。
主要有:
1、交接岗位工作:手中负责的工作,已完未完项目都要交接清楚,列举交接清单,有交必有接,双方签字确认,必要情况还需要设置监交人签字栏目。
2、物品资料交接工作:公司门卡、钥匙、电脑、电话等办公用品,特别是列入固定资产的物品,必须交接清楚,否则会造成公司的物质损失;这个环节,一样可以列出清单进行交接,并且三方签字。
3、各项帐号密码交接工作:员工在公司各个平台和系统的用户、密码、权限,必须交接清楚,该锁定的锁定,该删除的删除。
4、电子档案交接工作:员工电脑中各项电子档案也是非常重要的,也需要列清单进行详细交接,这样可能给后续工作减少很多负担,避免因为找不到电子档案的重复性工作。
5、财务账务交接工作:员工手上是否还有备用金或借款借据,是否还有其他未清账务,这个必定要在离职之前彻查清楚,避免日后扯皮。
6、必要的离职体检报告:若有属于有毒有害或者有职业病倾向的岗位,一般应做离职职业健康体检,看看其离职前是否患有职业病,这也是避免日后离职人员若出现此类健康问题再找回原公司索赔的有效途径。
7、人力资源事项的交接工作:双方确定好什么时候转移人事档案、社保、公积金、组织关系等,必须按照法律法规规定的期限内,讲清楚双方的权利和义务。
二、加强商业秘密和核心技术的管控
商业秘密和核心技术是企业重要的知识资产。该资产的流失,对公司而言将是莫大的损失。主要可通过以下两个方面来加强管理。
1、 建立严格的信息控制制度。首先,上级有权不定期检查下级的业务资料和电子档案,下级有义务定期上报相关业务信息报表和数据。相关的电子信息与纸质资料应该及时有序的归档,由档案管理人员专职负责管理。然后,信息的使用级别应有明确的制度规定,不同层级的人只能获取到对应级别的信息资料。接下来,可设置信息管理中心,根据不同层级权限的不同,共享同一层级的信息。这样有利于在同一层级某一人离职的情况下,信息依旧是全面而通畅的,不至于造成信息断档的后果。最后,办公场所内,针对重要信息应有特别的保密措施,纸质档资料应有保险柜或专职保管人员,电子档资料应有不同权限管理员。
2、脱密期和竞业限制的运用。对于去意已决的核心人才,或掌管较多核心技术与关键信息的人员,首先要做的就是停止其工作,进入脱密期,禁止其继续参加相关工作。要对其所有资料,包括工作笔记等,全部要求上交。对于脱密期的管理和操作,也应该有一个合规合法的制度保障。同时,要善于运用竞业限制。一般来说,高级管理人员或者核心技术人员及涉密人员都要在入职时签订一份竞业限制和保密协议。
三、加强客户流失的防范措施
与企业客户直接打交道的销售人员,尤其是销售经理,掌握客户的第一手资料,与客户保持良好的交往,甚至与客户的关系非常密切。这些员工离开企业时,经常会带走一批或大部分客户,甚至将客户带给竞争对手,使企业失去客户和市场。对此,我们应该建立客户信息数据库,实施客户关系管理,使客户为公司享有和使用;实施品牌战略,依靠品牌的知名度和美誉度来吸引顾客,让客户信任的是你的品牌,而不是个别的销售人员;适时调区升职。当一个员工可以升迁的时候,就证明该员工在地区上的积累已经达到一定程度,已经掌握了一个比较有影响力的“武器”了,当这个“武器”的矛头还没有对准自己之前,先把这个“武器”转到企业手里。
四、注重离职面谈
标准化的离职流程必定包括离职面谈。简单来说包括以下几个方面:
1、参加离职面谈的人员。离职人员和员工关系HR(高级岗位人员离职还应有HR负责人出席)是必须有的,但建议员工直接上级领导也参加。
2、注重离职面谈的原则。不应该把离职面谈当成一种任务,草草了事,而是应该当成一种了解公司的途径。面谈地点相对安静,环境放松,让员工有说出真实想法的冲动。时间要充足,问题要开放,不要像结构化面试一样,一板一眼的问,否则效果会很差。最后,也是最关键的,一定要让员工感受到你的真诚,不然他真的什么有价值的信息都不会说。
3、做好离职面谈的准备。时间段的选取、离职者的资料、离职的申请表单、以往的各项考核记录等等,都可以作为离职面谈的准备工作。不要着眼于一点,有时候放大、看多,才能抓住重点。
4、离职原因分析总结。面谈是过程,总结才是重点。针对问题要查找出真正导致员工离职的原因,并提出改善建议。
五、加强离职员工管理
不得不说,大多数员工离职,多半是对现有公司的至少某一方面是不满意的,而不是说该员工真的有多差劲或是严重违纪。既然如此,离职员工的管理也是非常之有必要的。离职员工本身也是招聘渠道的一种,不管是说离职员工的回流,还是通过离职员工的推荐与介绍。不论员工因何种原因离职,都要做到好聚好散,保持联系,千万不要因为各种不必要的因素导致双方从此“井水不犯河水”甚至“对峙公堂”。
六、稳定在职员工的军心
企业一旦发生员工离职,特别是关键岗位员工或主要管理人员离职,势必对未离职的员工产生负面影响,某些影响力大的员工离职事件会造成群体心理动荡,削弱组织的向心力和凝聚力,动摇员工对企业发展的信心。对此首先应该就离职事件与员工进行积极的沟通,说明原因,做出正面的解释,鼓励未离职的员工努力工作,让他们对前景充满信心;同时还要做好员工职业生涯的规划与开发,提供必要的正式培训,建立一整套面向未来的培养计划。创建好的企业沟通关系和良好的人员关系,创造一种保持发展及激情的内部环境;如果属大面积的离职或裁员,公司就有必要精心策划一场心理干预的活动了,目的是转移在职人员的注意力,换一个积极的角度看待现状,把情感重新凝结起来。
总之,只要我们在离职前做好相关的预防措施,在不影响其他在职人员工作情绪的基础上,以及不违法国家有关法律法规的前提下,做好离职管理,就能把各种原因的离职后果和不利影响降到最低。


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